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Frais de véhicules

Règles générales de déduction

MODE DE DÉDUCTION RÉEL OU FORFAITAIRE

6.03 - PRINCIPE DE DÉDUCTION DES FRAIS RÉELS

Sources : (CGI, art. 93). - (Doc. adm. 5 G 2354, § 1 à 38, 15 sept. 2000)

Pour tenir compte des coûts d'acquisition et d'utilisation des véhicules (voitures, motos, scooters et vélomoteurs) dont ils sont propriétaires ou locataires et qu'ils utilisent pour l'exercice de leur activité, les professionnels peuvent, au prorata de l'utilisation professionnelle :

  • déduire les charges réellement supportées au cours de l'année (carburant, assurance, entretien, petites réparations…) (V. 6.10) ;
  • sous réserve que le véhicule soit inscrit au registre des immobilisations :
    1. déduire les charges de propriété (assurance, intérêts d'emprunt lié à l'acquisition, grosses réparations…) (V. 6.10) ;
    2. procéder à un amortissement dans les limites fixées par la loi (V. 6.21)

Dans le cadre de la déduction des frais réels, la nature des véhicules utilisés est sans incidence.

Ainsi, peuvent également faire l'objet d'une déduction les frais liés à l'utilisation d'une bicyclette

6.04 - OPTION POUR LA DÉDUCTION FORFAITAIRE

Par tolérance administrative et sous certaines conditions, les professionnels propriétaires ou locataires de leurs véhicules peuvent opter pour une déduction forfaitaire de ces frais selon un barème BNC en appliquant au nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel un barème publié chaque année par l'Administration.

Les professionnels qui ne sont pas propriétaires de leurs véhicules (titulaires de contrats de location de longue durée ou de contrats de crédit-bail) ont la possibilité, sous certaines conditions, d'opter pour la déduction forfaitaire de leurs seuls frais de carburant, selon un barème BIC, les autres frais restant déductibles pour leur montant réel (V. 6.18). Cette déduction forfaitaire présente un intérêt limité.

RÈGLES COMMUNES À LA DÉDUCTION DES FRAIS DE VÉHICULES

6.05 - NOTION DE DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS ET JUSTIFICATION DU KILOMÉTRAGE

Notion de déplacements professionnels

Les déplacements professionnels s'entendent notamment de ceux nécessaires :

  • à l'exercice de l'activité professionnelle (trajets domicile/lieu de travail, déplacements en clientèle, formation professionnelle, etc.) ;
  • à la gestion de cette activité (déplacements chez les fournisseurs, déplacements liés à la représentation professionnelle, etc.).

Justification du kilométrage professionnel

Quel que soit le mode de déduction retenu (réel ou forfaitaire), le professionnel doit toujours être en mesure de justifier son kilométrage professionnel et la réalité des frais dont il demande la déduction dès lors que ces informations lui permettront, selon la solution retenue :

  • d'appliquer le barème kilométrique de l'Administration (option pour l'évaluation forfaitaire) ;
  • de déterminer le coefficient d'utilisation professionnelle du (ou des) véhicule(s) à usage mixte (frais réels).

Exemple - Un professionnel a parcouru avec son véhicule 12 000 km au cours de l'année civile. Il a consigné dans un agenda tous ses déplacements professionnels lesquels représentent, pour cette même période, un total de 8 000 kilomètres. Les frais pour lesquels ce professionnel a gardé les justificatifs seront donc déductibles à hauteur du coefficient d'utilisation professionnelle : (8 000 / 12 000) x 100 = 66,66 %.

IMPORTANT - Ce coefficient ne peut pas être déterminé forfaitairement par le professionnel. Ce dernier ne peut donc le déterminer qu'après le 31 décembre de l'année concernée afin de disposer de tous les éléments permettant d'apprécier les conditions réelles d'utilisation du véhicule.

La justification du kilométrage professionnel peut être apportée par tous moyens, sous réserve que le nombre, l'importance et la nature professionnelle des déplacements soient déterminés avec une exactitude suffisante.

ainsi, jugé qu'un professionnel qui se borne à produire une facture de péage, deux factures d'essence, et quelques factures d'entretien, ne justifie pas de la réalité du kilométrage parcouru au titre de ses déplacements professionnels (CAA Bordeaux 5 janv. 2010, n° 00-08.304).

Seules peuvent être utilisées pour cela les conditions réelles d'utilisation du véhicule. Il convient donc de consigner chaque jour sur un carnet de bord précis et détaillé la nature des déplacements et le nombre de kilomètres parcourus.

6.06 - RÈGLES SPÉCIFIQUES APPLICABLES AUX TRAJETS DOMICILE/LIEU D'EXERCICE

Sources : (BOI 5 G-1-03, 8 janv. 2003). - (BOI 5 G-5-04, 6 mai 2004). - (BOI 5 F-15-07, 3 mai 2007)


Règle des quarante kolimètres

Les frais de déplacements afférents aux quarante premiers kilomètres du trajet entre le domicile et le lieu d'exercice sont toujours admis en déduction.
En revanche, les frais de déplacements afférents aux kilomètres réalisés au-delà des quarante premiers kilomètres demeurent non déductibles sauf dans le cas où le professionnel fait état de circonstances particulières justifiant l'éloignement de son domicile à plus de 40 km de son lieu de travail.

Exemple - Un médecin est domicilié à 60 kilomètres de son lieu de travail. On suppose qu'il a supporté 3 500 € de frais de transport au titre de ses déplacements professionnels domicile/cabinet dont il peut justifier la réalité et le montant. Il peut bénéficier d'une déduction de : 3 500 € x 40 / 60 = 2 333 €. La déduction du solde ne sera admise que si le professionnel peut justifier de circonstances particulières.

L'Administration a récemment précisé, pour les personnes imposées sous le régime des traitements et salaires, que les circonstances particulières qui doivent être prises en compte doivent être appréciées avec une certaine largeur de vue. Ainsi, il a été précisé :

  • que lorsque la distance domicile lieu de travail dépasse de quelques kilomètres la limite de 40 km, ce critère ne suffit pas à lui seul à remettre en cause la déduction des frais de déplacement pour la part excédant quarante kilomètres ;
  • que seront appréciées avec souplesse et discernement les contraintes d'ordre familial ou social, et notamment :
    1. les difficultés d'occuper un emploi à proximité du domicile, notamment si celui-ci est situé en zone rurale, ou au contraire, le cas échéant, de se loger à proximité de son emploi, par exemple si ce dernier est situé du coté étranger d'une zone frontalière ;
    2. l'exercice d'une activité professionnelle par le conjoint (le partenaire d'un PACS ou le concubin dans le cadre d'un concubinage stable et continu) à proximité du domicile commun ;
    3. un problème de scolarisation des enfants ;
    4. les écarts significatifs de coût du logement, si le choix d'une résidence à proximité du lieu de travail doit exposer à des dépenses hors de proportion avec les revenus ;
    5. ou encore l'état de santé de la personne concernée ou de l'un des membres de la famille (conjoint, enfants, parents et beaux-parents) ;
    6. l'état de dépendance avéré d'un parent, obligeant la personne à lui fournir aide et assistance et, par suite, à résider à proximité.

Ces modalités d'appréciation devraient selon nous s'appliquer de la même manière aux professionnels libéraux.

Nombre d'allers-retours quotidiens à prendre en compte

Sources : (CE, 18 mars 1981, n° 19522). - (Rép. min. Dumont, JOAN 12 janv. 1998, p. 193)

La prise en compte des quarante premiers kilomètres du trajet entre le domicile et le lieu d'exercice de la profession concerne un aller-retour quotidien (soit, aller-retour, 80 kilomètres maximum).

La prise en compte d'un second trajet est en principe refusé par l'Administration et la jurisprudence (CAA Nancy, n° 98-01.286, 23 mai 2002). - (CAA Nancy, n° 98-01.067, 5 juill. 2001). Toutefois, selon nos informations, l'Administration admettrait d'appliquer aux professionnels libéraux la doctrine prévue pour les salariés pour accepter la prise en compte d'un second aller retour quotidien.

Ainsi, la déduction des frais qui résulte d'un second trajet peut être admise si le professionnel justifie de circonstances particulières qui permettent de regarder les frais engagés comme nécessaires et inhérents à l'exercice de son activité professionnelle.

Tel est le cas, notamment, des contribuables qui invoquent des problèmes personnels de santé ou de l'existence, au domicile, de personnes nécessitant leur présence, ou encore qui ne peuvent se restaurer à proximité de leur lieu de travail. En revanche, ne justifie pas un second aller-retour :

  • le simple fait de ne pas disposer d'une cantine ou d'un restaurant d'entreprise (Rép. min. Masson, JO sénat, 11 oct.2007, p. 1825) ;
  • le fait, pour un fonctionnaire de police posté à Bordeaux, d'être gérant non rémunéré d'une SCI situé à Lacanau (CAA Bordeaux, 25 mars 2008, n° 06-00.723).

IMPORTANT - Dans les faits, de telles situations se révèlent le plus souvent exceptionnelles et provisoires. Le service des impôts procède, sous le contrôle du juge, à un examen au cas par cas des différentes situations de fait qui lui sont soumises, sur la base des justifications produites par les intéressés. En conséquence, sauf s'il justifie de circonstances particulières , un professionnel ne peut pas revendiquer la règle des quarante premiers kilomètres, dès lors qu'il effectue un second aller-retour quotidien, et ce, même si au total, il effectue une distance inférieure aux 80 kilomètres maximum autorisés.

Exemple - Un professionnel dont le cabinet est situé à 15 kilomètres de son domicile effectue deux allers-retours quotidiens sans justifier de circonstances particulières. Il effectue donc chaque jour, moins de 80 km (4 x 15 = 60 km) mais ne peut pas revendiquer la règle des quarante premiers kilomètres qui ne s'applique qu'aux professionnels effectuant un seul aller retour quotidien.

6.07 - PROFESSIONNEL PROPRIÉTAIRE DU VÉHICULE

Le régime fiscal des frais d'acquisition et d'utilisation du véhicule varie selon que :

  • le professionnel est ou non propriétaire du véhicule ;
  • lorsqu'il est propriétaire selon que le véhicule est affecté ou non à son patrimoine professionnel.

Ainsi avant de choisir le mode déduction de ses frais, le professionnel doit s'assurer qu'il est ou non considéré comme le propriétaire du véhicule et mesurer les incidences d'une affectation à son patrimoine professionnel.

IMPORTANT - Concernant le cas particulier des exploitants d'auto-école (V. 6.31).

Détermination de la qualité de propriétaire

Sources : (CE, 24 nov. 1967, n° 69114). - (CE, 24 nov. 1967, n° 69115). - (Doc. adm. 4 d-122, § 29, 26 nov. 1996))

Principe - Le titulaire de la carte grise est présumé être le propriétaire du véhicule. Toutefois, l'Administration et le juge admettent que la preuve contraire soit apportée notamment lorsque celui qui revendique la propriété du véhicule peut démontrer qu'il a pris en charge le prix d'acquisition du véhicule ainsi que les dépenses d'entretien.

Ainsi, il a été précisé que l'établissement de la carte grise au nom de l'un des associés de société de fait constitue une présomption que le véhicule n'appartient pas à la société. Celle-ci ne peut donc, en principe, ni l'inscrire à l'actif de son bilan, ni en constater l'amortissement dans ses écritures. Mais une société, qui a pris en charge le prix d'achat d'une voiture dont le récépissé de déclaration de mise en circulation a été délivré au nom de son associé gérant et qui s'en est réservé l'usage, doit en être considérée comme le véritable propriétaire. En l'espèce, la société avait également pris en charge les dépenses d'entretien et encaissé le montant de la revente.

Cette solution, rendue en matière de bénéfices industriels et commerciaux, nous semble pouvoir être appliquée aux professionnels libéraux avec toutefois une possibilité de remise en cause par l'Administration.
Cas d'application - Ainsi, dans le cas le plus courant où le professionnel est le titulaire de la carte grise et prend en charge les frais d'acquisition et d'utilisation du véhicule, il a sans contestation possible la qualité de propriétaire.
Lorsque la carte grise est au nom de l'épouse du professionnel, il peut, s'il a pris en charge notamment l'acquisition du véhicule ainsi que certaines dépenses de réparation ou d'entretien se considérer comme propriétaire du véhicule et en tirer toutes les conséquences fiscales.

La condition selon laquelle le professionnel a pris en charge les coûts d'acquisition du véhicule est, selon nous, remplie en cas de mariage sous le régime de la communauté de biens ou sous le régime de la communauté réduite aux acquêts en cas d'acquisition postérieure au mariage.
Il en est de même, en cas d'acquisition, après la conclusion d'un PACS, d'un véhicule qui serait présumé indivis par moitié sauf si l'acte d'acquisition en dispose autrement.

IMPORTANT - Afin de lever toute ambiguïté, il est conseillé lorsque le professionnel et son épouse sont tous les deux propriétaires du véhicule, de faire ajouter sur la carte grise du véhicule, le nom du professionnel. En effet, aucune disposition législative n'interdit la propriété commune d'un véhicule automobile par deux ou plusieurs personnes. En outre, il résulte des dispositions du Code de la route que tout propriétaire d'un véhicule automobile est en droit d'obtenir la délivrance à son nom d'une carte grise. Ce document ayant un caractère unique, en cas de pluralité de propriétaires d'un même véhicule, la carte grise doit mentionner le nom de chacun des propriétaires (CE, 31 oct. 1990, n° 77881).

Affectation du véhicule au patrimoine professionnel ou conservation dans le patrimoine privé

À l'exception des véhicules spécialement agencés pour l'enseignement de la conduite (V. 6.31), les véhicules ne sont pas des biens affectés par nature à la profession dès lors qu'ils restent, même s'ils comportent des adaptations, aptes à un usage aussi bien professionnel que privé (voiture de type break ou commercial). Ainsi, quel que soit le mode de déduction retenu, le professionnel propriétaire d'un véhicule doit choisir entre :

  • affecter le véhicule à son patrimoine professionnel et l'inscrire au registre des immobilisations et des amortissements ;
    Le professionnel aura alors la possibilité d'amortir, dans certaines limites, la valeur d'acquisition du véhicule (V. 6.21), de déduire l'ensemble des frais afférents à son utilisation professionnelle s’il n’opte pas pour la déduction forfaitaire des frais (V. 6.10). Si le professionnel opte pour la déduction forfaitaire (6.12), l’amortissement du véhicule ainsi que les frais couverts par le barème ne seront pas déductibles pour leur montant réel (V. 6.16) En cas de cession du véhicule, le régime des plus-values et moins-values professionnelles sera applicable (V. 6.26).
  • conserver le véhicule dans son patrimoine privé.
    Ces professionnels pourront eux aussi soit déduire leurs frais réels (6.09), soit opter pour la déduction forfaitaire (6.12). Toutefois, lorsqu’ils retiendront la déduction des frais réels, seuls les frais de carburant et d’entretien courant seront déductibles (6.11) alors qu’en cas d’option pour la déduction forfaitaire, le barème publié par l’Administration intègre dans son mode de calcul une partie de l’amortissement du véhicule. Enfin, la cession du véhicule ne sera pas soumise au régime des plus-values et moins-values professionnelles.

IMPORTANT - Concernant le cas particulier des professionnels exerçant en société (V. 6.29).

6.08 - PROFESSIONNEL LOCATAIRE DU VÉHICULE

Si le professionnel est titulaire d'un contrat de crédit-bail, leasing ou location avec option d'achat (LOA), la déduction des frais réels a pour conséquence de conférer au véhicule un caractère d'élément d'actif affecté par nature au patrimoine professionnel et ouvre la possibilité de déduire, de façon limitée, le montant des loyers (V. 6.25). La cession du contrat sera par ailleurs obligatoirement soumise au régime des plus-values professionnelles (V. 6.28).

Si les loyers sont déduits, le professionnel ne pourra pas opter pour la déduction forfaitaire des frais selon le barème BNC. En revanche, il pourra opter pour l'application du « barème forfaitaire carburant BIC » (V. 6.18).

Le professionnel, s'il souhaite opter pour la déduction forfaitaire selon le barème BNC doit donc renoncer à la déduction des loyers. En outre, dans cette hypothèse, la cession du contrat ne sera pas soumise au régime des plus-values professionnelles sauf si le professionnel a déduit les loyers, au titre de l'année ou des années antérieures.

IMPORTANT - Concernant le cas particulier des professionnels exerçant en société (V. 6.29).



Extrait de "Bulletin des ARAPL N° 69 - SPÉCIAL 2035 - mars 2010"  fourni par la Conférence des ARAPL et publié avec son aimable autorisation.
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