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Frais de véhicules

Option pour la déduction forfaitaire des frais de véhicules

6.12 - PRÉSENTATION GÉNÉRALE

L'option pour la déduction forfaitaire des frais de véhicules selon le barème BNC résulte d'une tolérance administrative destinée à simplifier les obligations comptables des professionnels libéraux. Elle consiste à appliquer au nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel un barème forfaitaire publié chaque année par l'Administration.
Trois barèmes BNC sont ainsi publiés chaque année, l'un visant les frais de voiture, les deux autres visant les frais de vélomoteurs, scooters et motos (V. 6.17).
Les professionnels locataires de leur véhicule et qui n'optent pas ou ne peuvent pas opter pour le barème BNC (V. 6.04), ont la possibilité d'opter pour la déduction forfaitaire de leurs seuls frais de carburant selon le barème BIC (V. 6.18). Dans ce dernier cas, les frais autres que les dépenses de carburant sont déduits pour leur montant réel et à hauteur de l'usage professionnel (V. 6.09).

L'Administration publie deux barèmes BIC destinés respectivement au calcul des frais de carburant des véhicules automobiles et des deux roues motorisés (vélomoteurs, scooters ou motocyclettes).

IMPORTANT - Concernant les professionnels possédant plusieurs véhicules et l'incidence de cette option (V. 6.17).

6.13 - CHAMP D'APPLICATION DE L'OPTION

Véhicules concernés par le barème BNC

Sources : (Doc. adm. 5 G-2354, § 36 à 38, 15 sept. 2000)

Le mode de déduction forfaitaire, selon le barème BNC, ne concerne que les voitures de tourisme et les deux-roues motorisés dont le professionnel est :

  • propriétaire, que le véhicule soit ou non affecté au patrimoine professionnel (V. 6.07) ;
  • locataire dans le cadre d'un contrat de location d'une durée supérieure à trois mois ou de crédit-bail à condition impérative que les loyers ne soient pas portés en déduction.

IMPORTANT - Les modalités d'option et les conditions d'application du barème forfaitaire BNC sont identiques que le professionnel opte pour une voiture de tourisme ou pour un deux-roues motorisé (moto, scooter, motocyclette). Seuls diffèrent les barèmes applicables qui tiennent compte de la nature du véhicule.

Véhicules concernés par le barème BIC

Sources : (Doc. adm. 5 G-2354, § 19 à 24 et § 47 à 53, 15 sept. 2000)

Le barème BIC d'évaluation forfaitaire des frais de carburant ne peut s'appliquer qu'aux seuls véhicules faisant l'objet d'un contrat de crédit-bail, leasing ou de location de longue durée et pour lesquels les professionnels ont déduit les loyers.
 

Véhicules exclus des barèmes BNC et BIC

Sources : (Doc. adm. 5 G-2354, § 36 à 38, 15 sept. 2000)

Certains véhicules ne peuvent en aucun cas donner lieu à une déduction forfaitaire. Sont ainsi exclus :

  • les véhicules utilitaires et les poids lourds
  • les voitures de tourisme et les deux-roues motorisés lorsqu'ils sont :
    1. prêtés ou mis gracieusement à la disposition du professionnel ;
    2. ou pris en location de courte durée (inférieure à trois mois).

6.14 - MODALITÉS ET FORMALITÉ DE L'OPTION

Date de l'option en comptabilité

Sources : (Doc. adm. 5 G-2354, § 9, 15 sept. 2000)

L'option pour le mode d'évaluation des frais forfaitaires doit être exercée a priori, c'est-à-dire dès le 1er janvier de l'année d'imposition (1er janvier N pour la déclaration des revenus perçus l'année N). Elle peut être reconsidérée au 1 er janvier de chaque année suivante.
Ainsi, les professionnels qui souhaitent retenir ce mode de déduction forfaitaire doivent comptabiliser les frais réels couverts par le barème retenu, dès le 1er janvier, dans le poste « prélèvements personnels » ou « compte de l'exploitant » du livre-journal des recettes et des dépenses ou encore ne pas les avoir comptabilisés, en cas de paiement au moyen d'un compte personnel.

IMPORTANT - La comptabilisation des frais exposés au cours de l'année d'imposition dans le poste frais de voiture vaut renonciation à l'option pour la déduction forfaitaire (CE, 28 juill. 2000, n° 185432). - (28 juill. 2000, n° 185432) et (28 juill. 2000, n° 186190).

Formulation de l'option

L'option prise en comptabilité au 1er janvier de l'année est formalisée sur la déclaration n° 2035 à deux endroits :

  • en cochant la case figurant sous la ligne 23 « frais de véhicules » de l'annexe n° 2035 A ;
  • en fournissant le détail du calcul de la déduction des frais forfaitaires dans le tableau cadre 7 de l'annexe n° 2035 B.
    Le montant de la case A de ce tableau doit correspondre au montant déduit ligne 23.

6.15 - CARACTÈRE GLOBAL DE L'OPTION ET INCIDENCES

L'option pour la déduction forfaitaire des frais de voiture et des deux roues motorisés a un caractère global et annuel.

IMPORTANT - Il résulte de ces dispositions que le professionnel qui opte pour le barème forfaitaire s'engage pendant au moins une année à ne pas utiliser dans le cadre de son activité professionnelle un véhicule pour lequel l'application du barème forfaitaire est exclue (véhicule utilitaire, location de courte durée).
Ainsi, si un professionnel vend en cours d'année un véhicule de tourisme pour lequel il a opté pour le barème forfaitaire BNC et fait l'acquisition, au cours de cette même année, d'un véhicule utilitaire (exclu par définition de l'application de ce barème BNC), le barème forfaitaire BNC ne pourra s'appliquer qu'au seul véhicule pour lequel l'option avait été prise au 1er janvier et sous réserve qu'aucun frais ne soit comptabilisé pour le nouveau véhicule utilitaire. À compter de la période d'imposition suivante, le professionnel ne pourra plus opter pour le barème forfaitaire BNC mais il pourra déduire les frais réels concernant ce nouveau véhicule.

Elle s'applique à tous les véhicules utilisés à titre professionnel. En conséquence, ne peuvent pas bénéficier de la déduction forfaitaire les professionnels qui :

  • ont changé de véhicule en cours d'année et comptabilisé les frais réels au poste « frais de voiture » du 1 er janvier de l'année d'imposition jusqu'à la date de changement (ces professionnels doivent obligatoirement déduire les frais réels pour leur nouveau véhicule) ;
  • utilisent plusieurs véhicules et qui ont comptabilisé les frais réels pour au moins un de ces véhicules ;
  • utilisent une voiture de tourisme ou un deux roues et un véhicule d'un autre type exclu du régime de déduction forfaitaire (véhicule utilitaire, véhicule mis gracieusement à sa disposition, véhicule pris en location de courte durée) ;

Dans l'hypothèse où un professionnel a dû, suite à un évènement imprévisible (accident, panne immobilisant le véhicule), louer pendant une période courte (moins de 3 mois) un autre véhicule (voiture particulière, scooter ou moto de remplacement), les frais liés au véhicule loué temporairement ne peuvent pas être déduits de manière forfaitaire selon le barème BNC. Par ailleurs, en principe, l'Administration n'admet pas au cours d'une même année, la déduction de frais forfaitaires et de frais réels de véhicules. Ceci étant, les frais de location du véhicule (et les autres frais réels d'utilisation attachés à ce véhicule de dépannage) peuvent à notre sens être déduits pour leur montant réel, au titre des dépenses à caractère imprévisible lesquelles ne sont pas comprises dans le barème. Ces frais réels sont à mentionner dans l'annexe 2035 B, au pied du tableau 7 dans la case « frais réels non couverts par les barèmes kilométriques ».
Dans cette hypothèse, nous recommandons au professionnel de joindre une mention expresse (V. 6.16) à sa déclaration.

  • exercent en société, lorsque les frais de voiture déduits au niveau de la société sont retenus pour leur montant réel.

Dans cette situation, les associés doivent obligatoirement déduire les frais réels au titre des frais de véhicules qu'ils supportent personnellement.

IMPORTANT - Quel que soit le mode de déduction des frais de véhicules retenus, les professionnels peuvent rembourser à leurs employés salariés des indemnités kilométriques.



Extrait de "Bulletin des ARAPL N° 69 - SPÉCIAL 2035 - mars 2010"  fourni par la Conférence des ARAPL et publié avec son aimable autorisation.
Pour consulter l'intégralité de ce document, commandez le "Spécial 2035 - Edition 2010" sur le site de la Conférence des ARAPL
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